Inventario de activo fijo de una cadena de tiendas de comercio al por mayor
Una marca internacional de clubes de almacenes, también llamada “Cash and Carry”, requería el apoyo de RGIS. Las tiendas venden productos alimenticios y no alimenticios, generalmente ubicados en diferentes secciones de la tienda. La sección de alimentos siempre incluye pasillos refrigerados, una sección de vinos y un departamento de carnicería. El área de no alimentos incluye ropa, bricolaje, material de oficina, artículos eléctricos, informática y productos de temporada como muebles de jardín.
REQUERIMIENTO
La cadena de tiendas ya está asociada con RGIS para los inventarios físicos de sus tiendas, pero necesitaba realizar un inventario de activo fijo a nivel contable, por lo que solicitó a RGIS que proporcionara lo siguiente:
- Contar todos los activos fijos en 21 tiendas a lo largo de Colombia incluyendo maquinaria, instalaciones de equipos, mobiliario y equipo de cómputo
- Realizar el inventario de activos fijos de manera eficiente durante los meses de octubre, noviembre y diciembre
- Proporcionar un registro de activos actualizado y preciso
SOLUCIÓN
La cadena de tiendas de comercio al por mayor se asoció con RGIS para completar
el proyecto de Inventario de activo fijo y RGIS proporcionó lo siguiente:
- Organizar un conteo piloto de activos en la tienda principal, para ayudar a identificar el proceso y la metodología, cómo categorizar todo y qué datos se requerían
- RGIS programó un equipo de 45 auditores de RGIS experimentados
- Se creó una lista de verificación para asegurarse de que se capturaron todos los requisitos de datos para cada uno de los bienes
- Los activos de la tienda fueron etiquetados con códigos de barras, y luego del escaneo, el sistema de RGIS completó la información del registro, tomado de la base de datos
- Todos los activos sin etiqueta se etiquetaron con un nuevo código de barras y se registró información sobre el activo, incluida la marca, el modelo, el número de serie, el estado del activo, la descripción técnica y la ubicación
RESULTADOS
La cadena de tiendas “Cash and Carry” descubrió que al asociarse con RGIS para el proyecto de Inventario de activo fijo, se lograron los siguientes resultados:
- Los equipos contaron con precisión un total de 19,200 unidades en 21 tiendas
- Los informes de variación se compararon con el registro y se agregaron al registro todos los activos a los que les faltaban códigos de barras
- Debido a la precisión de los datos, el cliente podría identificar fácilmente los activos contados en las diferentes áreas y ordenarlos para encontrar lo que faltaba, utilizando los activos existentes
- El registro de activos existente del cliente se actualizó con la información solicitada